Krajowy System e-Faktur jest nieocenionym narzędziem komputerowym, które zostało wprowadzone przez Ministerstwo Finansów. To ogólnopolski system informatyczny, pozwalający na wystawienie i otrzymywanie elektronicznych faktur strukturalnych. Jeśli już teraz zdecydujemy się na korzystanie z KSeF, możemy liczyć na korzyści podatkowe. Czym jest KSeF i jakie daje możliwości? Jak odbywa się nadawanie uprawnień w KSeF?
Krajowy System e-Faktur
W obrocie gospodarczym e-faktury pozwalają na szybkie i wygodne działania, bez konieczności utraty cennego czasu. Korzystając z KSeF w tym zakresie bardzo szybko zauważymy wiele udogodnień i usprawnień. Krajowy System e-Faktur to system komputerowy, który pozwala użytkownikom nie tylko generować, lecz także udostępniać faktury ustrukturyzowane. Jakie cele ma to narzędzie? Przede wszystkim dzięki niemu możliwa jest centralizacja procesu rejestrowania faktur za pomocą skierowania ich w jedno centralne miejsce. Efektem jest połączenie KSeF z systemami księgowania i fakturowania, tak aby korzystać z przesyłania faktur sprzedaży poprzez jeden system. Nie bez znaczenia jest także to, że Krajowy System e-Faktur pozwala odbierać faktury przez systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF. Użytkownicy doceniają to, że mogą zarządzać uprawnieniami, zgodnie ze swoimi oczekiwaniami. Ogromnym atutem jest odpowiednie zabezpieczenie dostępu do ważnych danych.
Nadawanie uprawnień w KSeF
Praktycznie dla każdego przedsiębiorcy ważne jest nadawanie uprawnień w KSeF. Przepisy prawne wskazują, że do dyspozycji mamy różne rodzaje nadawania uprawnień, sposobu ich nadawania, zmiany i odbierania. Takie czynności wykonamy za pomocą oprogramowania interfejsowego, jakie jest dostępne na stronie podatki.gov.pl. Pamiętajmy o tym, że z KSeF mogą korzystać osoby fizyczne i inne podmioty, przy czym niezbędne jest uwierzytelnienie się w systemie. Uzyskiwanie i nadawanie uprawnień w KSeF wiąże się ze wskazaniem konkretnych informacji, takich jak:
- NIP podatnika
- Dane podmiotu lub osoby fizycznej, której nadajemy uprawnienie (NIP, imiona i nazwiska, data urodzenia, numer i seria dowody osobistego)
- Rodzaj uprawnienia
- Informacja, czy dany podmiot lub osoba fizyczna jest przedstawicielem podatkowym, wskazanym w art. 18a ustawy
Nadawanie oraz odbieranie uprawnień w KSeF dokonywane jest także w formie papierowej, korzystając z dedykowanego formularz ZAW-FA. Pamiętajmy jednak o tym, ze takie rozwiązanie jest przewidziane dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się elektronicznie. Nie posiadają one bowiem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czy też unikalnego tokenu, wygenerowanego przez KSeF.
KSeF w biurze rachunkowym
KSeF w biurze rachunkowym to narzędzie niezwykle funkcjonalne i przydatne. Przedsiębiorca może upoważnić konkretne biuro rachunkowe lub osoby fizyczne do wystawiania i dostępu do faktur strukturalnych. Co warto wiedzieć w tym temacie? Jak widzimy, w Krajowym Systemie e-Faktur przewidziano możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur, takiego jak biuro rachunkowe. W tej sytuacji faktury mogą być wystawiane przez osoby fizyczne do tego uprawnione lub pracowników biura. Istotne jest to, że w ramach KSeF podatnik sam wybiera, czy zamierza bezpośrednio nadawać uprawnienia danym osobom, także spoza swojej firmy, czy też wskazać podmiot uprawniony do otrzymywania i wystawiania faktur. To z kolei daje możliwość pośredniego przekazywanie uprawnień.
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem dla przedsiębiorców już od końca czerwca 2024 roku. Nic więc dziwnego, że już teraz większość firm decyduje się na korzystanie z tej platformy. Ogromnie ważne dla użytkowników jest nadanie uprawnień innym podmiotom, zgodnie ze swoimi potrzebami i preferencjami. Możemy przykładowo nadawać uprawnienia pracownikom biura rachunkowego, dzięki czemu nie musimy martwić się o samodzielne wystawianie faktur strukturalnych. Z pomocą nowoczesnego systemu proces wystawiania i odbierania faktur staje się łatwiejszy.
