Bezpieczeństwo danych finansowych w firmie – jak chronić się przed oszustwami i wyciekiem informacji?

Aby skutecznie chronić dane finansowe firmy, należy wdrożyć wielopoziomową strategię obejmującą technologię, procedury i edukację pracowników. Kluczowe działania to stosowanie silnych, unikalnych haseł i uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), regularne aktualizowanie oprogramowania, szyfrowanie danych, tworzenie kopii zapasowych oraz wdrożenie jasnych procedur dotyczących przetwarzania płatności i weryfikacji kontrahentów. Niezbędne jest również regularne szkolenie zespołu w zakresie rozpoznawania phishingu i innych form socjotechniki.

Dlaczego bezpieczeństwo danych finansowych jest tak ważne?

W erze cyfrowej, dane finansowe – takie jak numery kont bankowych, dane kontrahentów, faktury, listy płac czy raporty sprzedaży – stały się jednym z najcenniejszych aktywów firmy. Ich wyciek lub utrata może prowadzić do katastrofalnych skutków: od bezpośredniej kradzieży pieniędzy z konta firmowego, przez nałożenie dotkliwych kar (np. z tytułu RODO), aż po trwałą utratę zaufania klientów i reputacji. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Najczęstsze zagrożenia i oszustwa

Cyberprzestępcy nieustannie doskonalą swoje metody. Oto zagrożenia, na które Twoja firma jest najbardziej narażona w 2025 roku:

• Phishing i spear phishing: To wciąż najpopularniejsza metoda ataku. Przestępcy podszywają się pod banki, urzędy (np. ZUS, Urząd Skarbowy), firmy kurierskie, a nawet Twoich kontrahentów, wysyłając fałszywe e-maile lub SMS-y. Ich celem jest wyłudzenie danych do logowania lub zainfekowanie komputera złośliwym oprogramowaniem. Spear phishing to celowany atak, spersonalizowany pod konkretną firmę lub pracownika, co czyni go znacznie bardziej wiarygodnym i niebezpiecznym.

• Oszustwo "na prezesa" (CEO Fraud): Przestępca, podszywając się pod prezesa lub innego przełożonego, wysyła pilną wiadomość e-mail do pracownika działu finansowego z poleceniem natychmiastowego wykonania przelewu na wskazane konto. Wiadomość często zawiera element presji czasu i prośbę o dyskrecję.

• Ransomware: Złośliwe oprogramowanie, które szyfruje wszystkie dane na dyskach firmowych komputerów i serwerów. Przestępcy żądają okupu za ich odszyfrowanie, a brak dostępu do danych finansowych może sparaliżować firmę na wiele dni.

• Wyciek danych: Może być wynikiem celowego ataku hakerskiego, ale równie często jest skutkiem błędu ludzkiego – zgubienia laptopa, wysłania maila z danymi do niewłaściwej osoby czy korzystania ze słabo zabezpieczonej, publicznej sieci Wi-Fi.

Jak zbudować tarczę ochronną? Poradnik w 3 krokach

Skuteczna ochrona opiera się na trzech filarach: technologii, procedurach i ludziach.

1. Wdrażaj solidne zabezpieczenia techniczne

• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): To absolutna podstawa! Włącz 2FA wszędzie tam, gdzie jest to możliwe – w bankowości elektronicznej, programach księgowych, poczcie e-mail i mediach społecznościowych. Samo hasło już nie wystarczy.

• Silne i unikalne hasła: Używaj menedżera haseł, aby generować i przechowywać skomplikowane hasła dla każdej usługi. Wymuszaj w firmie regularną zmianę haseł.

• Aktualizacje oprogramowania: Regularnie aktualizuj systemy operacyjne, programy antywirusowe, przeglądarki internetowe i oprogramowanie księgowe. Hakerzy często wykorzystują luki w starych wersjach aplikacji.

• Szyfrowanie danych: Upewnij się, że dyski twarde w laptopach i komputerach firmowych są zaszyfrowane. Używaj szyfrowanych połączeń (VPN) podczas pracy zdalnej lub korzystania z publicznych sieci Wi-Fi.

• Regularne kopie zapasowe (backup): Twórz kopie zapasowe najważniejszych danych finansowych zgodnie z zasadą 3-2-1 (trzy kopie, na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza siedzibą firmy, np. w chmurze). To Twoja jedyna obrona przed ransomware.

2. Stwórz żelazne procedury wewnętrzne

• Polityka bezpieczeństwa informacji: Stwórz i wdróż prosty, zrozumiały dla wszystkich dokument, który określa, jak postępować z danymi finansowymi, kto ma do nich dostęp i jakie są zasady korzystania z firmowego sprzętu.

• Procedura weryfikacji płatności: Wprowadź zasadę "czterech oczu" przy realizacji przelewów powyżej określonej kwoty – jedna osoba przygotowuje płatność, a druga ją autoryzuje.

• Weryfikacja kontrahentów: Każda prośba o zmianę numeru rachunku bankowego od kontrahenta musi być potwierdzona inną drogą niż e-mail – najlepiej telefonicznie, dzwoniąc na znany już wcześniej numer.

• Ograniczony dostęp: Pracownicy powinni mieć dostęp tylko do tych danych, które są im niezbędne do wykonywania obowiązków. Nie każdy musi widzieć wszystkie faktury czy listy płac.

3. Edukuj i regularnie szkol swoich pracowników

Człowiek jest najsilniejszym, ale i najsłabszym ogniwem każdego systemu bezpieczeństwa.

• Regularne szkolenia: Organizuj cykliczne, obowiązkowe szkolenia z cyberbezpieczeństwa. Ucz pracowników, jak rozpoznawać e-maile phishingowe (podejrzane linki, błędy językowe, presja czasu) i jak reagować na próby oszustwa.

• Testy phishingowe: Przeprowadzaj symulowane ataki phishingowe, aby sprawdzić czujność zespołu w bezpiecznym środowisku i omówić wyniki.

• Zgłaszanie incydentów: Stwórz prostą i jasną ścieżkę zgłaszania wszelkich podejrzanych wiadomości i incydentów bezpieczeństwa. Pracownik nie może bać się przyznać do błędu, np. kliknięcia zły link. Szybka reakcja jest kluczowa.

Pamiętaj, że bezpieczeństwo to nie jednorazowy projekt, ale ciągły proces. Regularny audyt zabezpieczeń, śledzenie nowych zagrożeń i dostosowywanie procedur to najlepsza inwestycja w stabilną i bezpieczną przyszłość Twojej firmy.

Materiał zewnętrzny