Infokiosk czy hostessa – co lepiej sprawdzi się na stoisku?

Jednym z tradycyjnych rozwiązań jest obecność hostessy, która może aktywnie nawiązywać kontakt, rozdawać materiały, kierować zainteresowanych do przedstawicieli firmy czy pomagać w organizacji ruchu na stoisku. Alternatywą stają się interaktywne urządzenia pozwalające odwiedzającym samodzielnie zapoznać się z przygotowanymi materiałami. Oba rozwiązania mają swoje mocne strony i sprawdzają się w nieco innych sytuacjach. Wybór powinien więc wynikać przede wszystkim z charakteru wydarzenia, rodzaju prezentowanej oferty, liczby uczestników oraz celu, jaki firma chce osiągnąć podczas targów lub konferencji.

Spis treści

1. Jaką rolę pełni obsługa stoiska podczas wydarzenia?

2. Kiedy warto zdecydować się na hostessę?

3. Interaktywna prezentacja informacji na stoisku

4. Infokiosk czy hostessa – najważniejsze różnice

5. Czy można połączyć oba rozwiązania?

6. Jak dopasować rozwiązanie do charakteru wydarzenia?

7. FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jaką rolę pełni obsługa stoiska podczas wydarzenia?

Sposób obsługi odwiedzających ma duży wpływ na to, jak odbierane jest całe stoisko. Osoba zainteresowana ofertą powinna mieć możliwość szybkiego uzyskania podstawowych informacji, ale jednocześnie nie każdy uczestnik wydarzenia od razu chce rozpoczynać rozmowę z przedstawicielem firmy.

Dobrze zaplanowana obsługa stoiska powinna przede wszystkim:

• ułatwiać odwiedzającym znalezienie interesujących ich informacji,

• kierować uczestników do odpowiednich osób,

• prezentować produkty lub usługi w przystępnej formie,

• ograniczać kolejki w najbardziej ruchliwych momentach,

• zachęcać do pozostania na stoisku na dłużej,

• umożliwiać wykonanie określonej akcji, np. zapisanie się na prezentację lub pozostawienie danych kontaktowych.

Właśnie dlatego przed wyborem konkretnego rozwiązania warto zastanowić się, jak ma wyglądać ścieżka osoby odwiedzającej stoisko – od pierwszego kontaktu aż do rozmowy handlowej lub pozostawienia kontaktu.

Kiedy warto zdecydować się na hostessę?

Hostessa sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie istotny jest bezpośredni kontakt z uczestnikami. Może aktywnie zapraszać przechodzące osoby, przekazywać podstawowe informacje oraz kierować zainteresowanych do handlowców lub ekspertów znajdujących się na stoisku.

Jej obecność jest szczególnie przydatna, gdy:

• stoisko znajduje się w miejscu o dużym natężeniu ruchu,

• trzeba aktywnie zachęcać uczestników do zatrzymania się,

• organizowana jest prezentacja lub konkurs,

• odwiedzający wymagają pomocy w odnalezieniu odpowiedniej osoby,

• charakter marki opiera się na bezpośredniej komunikacji,

• oferta wymaga wstępnego wyjaśnienia przed rozmową ze specjalistą.

Trzeba jednak pamiętać, że możliwości jednej osoby są ograniczone. Przy dużym zainteresowaniu hostessa może rozmawiać jednocześnie tylko z niewielką liczbą odwiedzających. W godzinach największego ruchu może to oznaczać, że część potencjalnie zainteresowanych osób odejdzie bez uzyskania informacji.

Interaktywna prezentacja informacji na stoisku

Alternatywą dla tradycyjnej obsługi są rozwiązania samoobsługowe. Infokioski umożliwiają prezentowanie katalogów, zdjęć, filmów, konfiguratorów, formularzy oraz innych materiałów w interaktywnej formie. Odwiedzający sam decyduje, jakie informacje chce zobaczyć i ile czasu chce poświęcić na poznawanie oferty.

Takie rozwiązanie może pełnić kilka funkcji jednocześnie:

• prezentować ofertę produktową,

• wyświetlać filmy i materiały multimedialne,

• umożliwiać przeglądanie katalogów,

• przedstawiać specyfikacje produktów,

• obsługiwać formularze kontaktowe,

• pomagać w zapisach na prezentacje lub konsultacje,

• przekazywać informacje organizacyjne.

Dużą zaletą rozwiązania samoobsługowego jest dostępność przez cały czas działania stoiska. Urządzenie może być wykorzystywane również wtedy, gdy wszyscy przedstawiciele firmy prowadzą już rozmowy z innymi uczestnikami.

Infokiosk czy hostessa – najważniejsze różnice

Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla każdego rodzaju wydarzenia. Hostessa zapewnia bezpośrednią, bardziej osobistą komunikację, natomiast urządzenie interaktywne pozwala zautomatyzować część powtarzalnych czynności.

Przy podejmowaniu decyzji warto porównać kilka aspektów:

• kontakt z odwiedzającym – hostessa umożliwia naturalną rozmowę, podczas gdy urządzenie zapewnia większą swobodę samodzielnego poznawania oferty,

• liczba obsługiwanych osób – rozwiązania cyfrowe mogą ograniczać obciążenie personelu w godzinach największego ruchu,

• powtarzalność informacji – urządzenie zawsze prezentuje przygotowane wcześniej, jednolite materiały,

• elastyczność rozmowy – człowiek może dopasować odpowiedź do konkretnego pytania i sytuacji,

• forma prezentacji – ekran pozwala wykorzystywać filmy, animacje, katalogi i materiały interaktywne,

• czas pracy – urządzenie nie wymaga przerw i może działać przez cały czas otwarcia stoiska.

Jeżeli głównym zadaniem jest aktywne pozyskiwanie uwagi uczestników, większe znaczenie może mieć obsługa osobowa. Jeżeli natomiast firma chce umożliwić samodzielne poznawanie rozbudowanej oferty, rozwiązanie interaktywne może okazać się bardziej praktyczne.

Czy można połączyć oba rozwiązania?

W wielu przypadkach nie trzeba wybierać pomiędzy człowiekiem a technologią. Znacznie lepszym rozwiązaniem może być podzielenie zadań. Hostessa odpowiada wtedy za pierwszy kontakt i organizację ruchu, natomiast urządzenie umożliwia samodzielne poznawanie produktów lub usług.

Przykładowy podział zadań może wyglądać następująco:

• hostessa zaprasza uczestnika na stoisko,

• wskazuje miejsce, w którym może zapoznać się z ofertą,

• odwiedzający samodzielnie przegląda interesujące materiały,

• po wybraniu konkretnego produktu zostaje skierowany do specjalisty,

• handlowiec rozpoczyna rozmowę już z osobą posiadającą podstawową wiedzę o ofercie.

Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne w przypadku rozbudowanego portfolio. Zamiast przedstawiać każdemu uczestnikowi całą ofertę od początku, personel może skoncentrować się na bardziej wartościowych i szczegółowych rozmowach.

Jak dopasować rozwiązanie do charakteru wydarzenia?

Przed podjęciem decyzji warto określić przede wszystkim cel obecności firmy na wydarzeniu. Inaczej powinno wyglądać stoisko nastawione na budowanie rozpoznawalności, inaczej miejsce prezentacji nowych produktów, a jeszcze inaczej przestrzeń przeznaczona przede wszystkim do pozyskiwania kontaktów sprzedażowych.

Przy wyborze warto przeanalizować:

• przewidywaną liczbę odwiedzających,

• powierzchnię dostępnego stoiska,

• liczbę pracowników obecnych podczas wydarzenia,

• stopień skomplikowania prezentowanej oferty,

• ilość materiałów produktowych,

• potrzebę zbierania danych kontaktowych,

• przewidywaną liczbę jednoczesnych rozmów,

• charakter grupy docelowej.

Na niewielkim stoisku z prostą ofertą obecność dodatkowego urządzenia może nie być konieczna. Przy dużej liczbie produktów, wielu wariantach oferty lub intensywnym ruchu możliwość samodzielnego przeglądania informacji może natomiast znacząco usprawnić obsługę.

Ostatecznie nie chodzi więc o znalezienie rozwiązania, które jest bezwzględnie lepsze. Najważniejsze jest takie zaplanowanie stoiska, aby uczestnik mógł szybko uzyskać potrzebne informacje, a pracownicy firmy mieli więcej czasu na rozmowy z osobami rzeczywiście zainteresowanymi ofertą.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy infokiosk może całkowicie zastąpić hostessę?

Zależy to od charakteru wydarzenia oraz celu stoiska. Urządzenie bardzo dobrze sprawdza się w prezentowaniu informacji i materiałów multimedialnych, ale nie zastąpi naturalnej rozmowy w sytuacji wymagającej indywidualnego podejścia do uczestnika.

Jakie materiały można prezentować na urządzeniu interaktywnym?

Mogą to być między innymi katalogi produktów, zdjęcia, filmy, prezentacje, specyfikacje techniczne, formularze, konfiguratory oraz informacje dotyczące firmy i jej oferty.

Czy takie rozwiązanie sprawdzi się przy dużej liczbie odwiedzających?

Tak. Samoobsługowy dostęp do informacji może odciążyć personel szczególnie w godzinach największego ruchu, kiedy pracownicy stoiska prowadzą już rozmowy z innymi uczestnikami.

Czy hostessa jest potrzebna na każdym stoisku targowym?

Nie. Jej obecność zależy od sposobu organizacji stoiska. Jeżeli odwiedzający mogą łatwo samodzielnie znaleźć informacje, a przedstawiciele firmy są dostępni do bardziej szczegółowych rozmów, dodatkowa osoba nie zawsze będzie konieczna.

Co najlepiej sprawdzi się na dużym stoisku?

Przy dużych powierzchniach często warto łączyć obsługę osobową z rozwiązaniami cyfrowymi. Pozwala to rozdzielić zadania, usprawnić przepływ uczestników oraz zapewnić dostęp do informacji nawet wtedy, gdy pracownicy są zajęci rozmowami.

Tekst płatny