Czy można skanować dokumenty pracowników z zagranicy

Zgodnie z przepisem art. 6 RODO przetwarzać dane osobowe (zgodnie z prawem) można:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku zatrudniania - z jednej strony jest to umowa łącząca z pracownikiem/zleceniobiorcą, z drugiej strony - w zakresie skanowania dokumentacji - konieczność przedstawienia takich dokumentów do właściwych urzędów/organów - czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze

Ważne.

Umowy, regulowane przepisami kodeksu cywilnego, mogą być zawierane w każdy, prawem dozwolony sposób ? pisemnie, elektronicznie a nawet w sposób dorozumiany (tj. jeśli z okoliczności wynika treść umowy jaką strony chciały zawrzeć, a także wola zawarcia umowy).

Reasumując ?

? w zakresie danych, które są niezbędne do umowy - podstawą prawną jest at. 6 ust. 1 pkt b RODO, zaś w zakresie skanowania dokumentacji celem okazania do właściwych urzędów/organów - art. 6 ust.1 pkt c RODO. Zakrywając twarz na dokumentach powstaje pytanie - czy wypełnią one swoją rolę i czy dalej mają walor dokumentu potwierdzające uprawnienia.

Niezależnie od podstawy prawnej instytucja jako administrator zgromadzonych danych, zobowiązana jest do ich ochrony i wypełnienia obowiązków wynikających z rozporządzenia. Należy mieć tu szczególnie na względzie obowiązek informacyjny płynący z art. 13 RODO, jak również konieczność poinformowania osób, których dane dotyczą o szeregu praw, które im przysługują. Administrator ma również obowiązek rejestrowania czynności przetwarzania danych osobowych, dokonania oceny skutków dla ochrony danych osobowych, czy zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

Sprawdź praktyczne rozwiązania dotyczące ochrony danych osobowych na stronie https://www.poradyodo.pl/branze-dobre-praktyki-16

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) ? motyw (83) Preambuły,, art. 4 pkt 1), 2), 7), 11); art. 6 ust. 1 pkt a); art. 9 ust. 2 pkt a); art. 13 ust. 1 i 2, art. 32 ust. 1.

Monika Brzozowska-Pasieka
adwokat, ekspert portalu PoradyODO.pl